Om arkivdatabasen

Kontaktinformation

Deltagande arkivinstitutioner

• Inledning
• Databasens uppbyggnad
• Bakgrund

Inledning

Arkivdatabasen är ett sektorsövergripande databas- och informationssystem inom det svenska arkivväsendet som utvecklats av Riksarkivet. Det innehåller ett nationellt arkivbildarregister med grundläggande information om förvarade arkiv hos Statens Arkiv (Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven), kommun- och landstingsarkiv, folkrörelse- och föreningsarkiv, näringslivsarkiv, museer, bibliotek med flera. Grundtanken med NAD är att man i ett sammanhang ska kunna återsöka information om arkiv och samlingar som är tillgängliga för forskning i hela landet. Arkivdatabas tillhandahåller ett nationellt arkivbildarregister med arkivhänvisningar, register över arkivinstitutioner med kontaktuppgifter och hjälpdatabaser för topografisk indelning och förvaltningshistorik. Arkivdatabas innehåller arkivförteckningar enbart från arkiv förvarade hos Riksarkivet, vilka är sökbara i NAD. Övriga arkivinstitutioner som på egen hand har lagt ut sina arkivförteckningar på Internet kan länka dessa till sin arkivinformation i NAD och på så sätt kan de göra dem åtkomliga.

Målsättning

• NAD ska vara ett nationellt arkivbildarregister innehållande minst följande uppgifter:
  • arkivbildarens namn och levnads-/verksamhetstid
  • arkivets namn, referenskod, tid och omfång
  • förvarande arkivinstitution
• NAD ska fungera som ett nationellt auktoritetsregister över arkivbildare inom Sverige.
• I anslutning till NAD ska föras ett register över arkivinstitutioner med kontaktuppgifter.
• Hjälpdatabaser för bl.a. Sveriges geografiska indelning och ortnamn samt förvaltningshistoria ska utvecklas.
• NAD ska bygga på internationellt antagna och tillämpade arkivstandarder.

Riksarkivets beslut: "Ambitionsnivå och organisation för den Nationella arkivdatabasen (NAD)",
2004-12-02, Dnr RA 50-20043969.

Arkivbildaren i fokus

Både vid registrering av data och vid sökning i NAD har vi valt att sätta arkivbildaren, den person eller organisation vars verksamhet har gett upphov till efterlämnad arkivinformation, i fokus. Genom att upprätta ett auktoritetsregister över arkivbildare (register över personer och institutioner vars namn är fastställda enligt bestämda regler) underlättas indentifiering och sammanblandning undviks.

Det finns flera skäl till varför vi vill göra arkivbildaren till en primär sökingång. Ett är att binda samma olika arkivbestånd och samlingar som har skapats av samma arkivbildare . Ett annat är att erbjuda en ny möjlighet att göra strukturerade återsökningar.

Ambitionsnivå för kvaliteten i NAD

Auktoritetskontroller skall så långt det är möjligt vara automatiserade. Resultat av internationella försök på området skall utvärderas och när det är lämpligt anpassas till svenska förhållanden. Manuella kvalitetskontroller skall i första hand vara komplement (efterkontroller) till automatiserade kontroller och i övrigt inriktas på avgränsade områden.

En förutsättning för publicering i NAD är att de arkivförvarande institutionerna följer de standarder som tillämpas för NAD när man levererar data.

Prioriteringar i insamlingsarbetet till NAD

Enligt Riksarkivets prioritering vid nystart av NAD beslutades att i ett första steg bör insamlingsarbetet koncentreras till de områden där det sedan tidigare finns upparbetade kontaktnät. Det innebär i första hand regionala och lokala föreningsarkiv samt forskningsbibliotek. De senare driver redan ett samordningsprojekt kring datorstödd arkivredovisning där Riksarkivet deltar (EDIFFAH). I det fortsatta arbetet bör följande prioriteringsordning tillämpas: museer, kommunarkiv, företagsarkiv.

Databasens uppbyggnad

Den tekniska plattformen för NAD är det arkivinformationssystem, Arkis, som används inom Riksarkivet. Det består av ett antal separata register som knyts samman genom hänvisningar. Centrum i NAD är registret över arkivbildare (auktoritetsregistret).

Arkivbildarinformationen består av de data som dataleverantörerna skickar till NAD. Av denna information bildas s.k. lokala auktoritetsposter (LP). Eftersom flera leverantörer kan skicka uppgifter om samma arkivbildare (t.ex. Magnus de la Gardie som arkivbildare till arkivbestånd i Riksarkivet och Uppsala universitetsbibliotek) kommer NAD att kunna innehålla flera olika auktoritetsposter för en person. Vid Riksarkivet kan därför en nationell auktoritetspost (NP) skapas, som i förekommande fall binder samman de olika lokala auktoritetsposterna (LP) för en arkivbildare. Alla dessa poster blir sökbara via Internet.

Auktoritetsposterna är i sin tur länkade till grundläggande information om arkivbeståndet. Denna beståndsinformation har hänvisningar till förvarande arkivinstitution med kontaktuppgifter. Beståndsinformationen kan sedan ha hänvisningar till arkivförteckningar och annan fördjupad information om arkiven. För arkivbestånd förvarade hos arkiv inom Riksarkivet sker det genom vidarehänvisningar i Arkis, för övriga genom hänvisning till respektive institutions hemsida eller annan portal.

För leverantörer av data finns en applikation, till vilken man kan leverera data (kontaktuppgifter och arkivinformation) via Internet och från vilken datat läses in i NAD-databasen.

På sikt kan NAD komma att innefatta även fördjupad arkivbeskrivning i förteckningar och dylikt, vilka kommer att göras tillgängliga i NAD genom samsökning.

Uppgifter om ämnen och orter hänvisas till Arkis topografiska tesaurus över förvaltningsterritorier och olika ämnestesaurer (under utveckling).

Bakgrund

Tanken på en Nationell Arkivdatabas går tillbaka till arkivutredningen ”Öppenhet och minne” (SOU 1988:11) som menade att ett nationellt informationssystem för de svenska arkiven borde tas fram för att förbättra tillgänglighet och utnyttjande av arkiv och samlingar på landets arkivinstitutioner. Regeringen föreslog i propositionen Om arkiv (1989/90:72) att arkivinstitutionernas användarservice skulle kompletteras med insatser för att aktivt tillhandahålla arkiven. Riksarkivet fick FoU-medel för att utveckla en nationell arkivdatabas.

En av huvudtankarna med NAD var nämligen att man genom sammanläggning av information ur olika arkivdatabaser skulle bygga upp ett stort gemensamt beståndsregister för hela landet. Arbetet med NAD har sedan dess haft en framskjuten roll inom Riksarkivets FOU-verksamhet, i synnerhet under 1990-talet. Sedan 1996 är NAD en del av linjeorganisationen. Från 2000 finns en särskild enhet inom IT-byrån där NAD ingår som ett arbetsområde. NADs förhistoria är nära kopplad till ansträngningarna att kartlägga landets enskilda arkiv.

Otto Waldes katalog

Ett tidigt försök att kartlägga var de enskilda arkiven förvarades gjordes av Otto Walde, 1:e bibliotekarie vid Uppsala Universitetsbibliotek. Under en 30-årsperiod, mellan ca 1925-1955, byggde han upp en omfattande kortkatalog över bevarade svenska enskilda arkiv samt dess innehåll och placering. Katalogen innehåller omkring 25000 kort med uppgifter om närmare 20000 arkivbildare från 1500-talets början till mitten av 1950-talet. Otto Waldes katalog förvaras i original i Uppsala Universitetsbibliotek, men fullständiga kopior finns bl.a. i Riksarkivet och Kungliga Biblioteket. Ett tryckt slagordsregister till katalogen utarbetades 1970.

Waldes uppgifter innehåller många hänvisningar till svårtillgängliga samlingar som fortfarande är av stort värde. Tack vare att bidrag inom ramen för Access-programmet beviljades, kunde ett projekt inledas 2006 för att kvalitetssäkra denna information och bereda den för tillgängliggörande via NAD. Efter genomgång och kvalitetssäkring kommer dessa poster att exporteras till NAD. Under 2006 gjordes en överenskommelse med Uppsala universitetsbibliotek om att digitalisera originalet, vilket genomfördes vid SVAR i Junsele.

I NAD kommer varje personpost med uppgifter från Waldes katalog att få en direkt länk till refererade arkivinstutionen samt till det specifika katalogkortet. Det innebär att databasposterna bara kommer att innehålla kontrollerade uppgifter och att forskaren sedan kan få all övrig information från bilderna av Waldes katalogkort.

Nationalregistret över enskilda arkiv

I mitten av 1960-talet började Riksarkivet att bygga upp ett manuellt register över enskilda arkiv i Sverige kallat Nationalregistret. På samma vis som med Otto Waldes katalog var syftet att skapa en överblick över vilka svenska enskilda arkiv som finns bevarade, var de förvaras och vad de innehåller.

På grundval av insamlade arkivförteckningar, beståndsöversikter, inventeringsrapporter etc. byggdes ett omfattande pärmregister upp, med sökingångar för bl.a. namn, topografi och kategori.

REA-projektet

1987 påbörjades en datorisering av Nationalregistret, vilket kom att genomföras inom ramen för det s.k. REA-projektet (Registrering av enskilda arkiv). Projektet hade sin produktion förlagd till SVAR:s arbetsplats i Sandslån och avslutades 1996. Databasen omfattade då uppgifter om mer än 85 000 enskilda arkiv. Datorstödd registrering av arkivinformation var då rätt ovanlig, och REA-projektet kom under sin verksamhetstid i praktiken att fungera som en central registreringsinstans för många av landets arkivinstitutioner.

Parallellt med REA-projektet bedrevs ett utvecklingsarbete vid Landsarkivet i Lund kring en datoriserad arkivdatabas. Projektet bekostades av Delegationen för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning (DFI).

NAD CD-versionen

Den databas som byggdes upp inom REA-projektet kom aldrig att distribueras till en bredare grupp användare. Istället blev den en central del i den framväxande Nationella Arkivdatabasen, NAD. I den första officiella NAD-utgåvan på cd-rom 1995 utgjordes mer än hälften av arkivreferenserna av uppgifter ur REA-databasen. Andra stora källor var bl.a. databaser som samlat in arkivuppgifter från en viss region, t.ex. Arkivregister för Stockholm län (ASL).

En tydlig utveckling vid sammanställningen av de två följande NAD-utgåvorna, 1996 och 1998, var att allt fler arkivinstitutioner nu kunde leverera ”färdig” digital information, som hämtades ur egna lokala arkivinformationssystem. Fortfarande krävdes dock avsevärda centrala konverterings- och redigeringsinsatser för att få in den lokala informationen i den Nationella arkivdatabasen. Som stöd och riktmärke för datainsamlingen fastställde Riksarkivet 1993 som rekommendation en egenutvecklad dataelementkatalog för NAD som baserades på internationella standarder som Marc-AMC och ISAD (G).

Den senaste NAD-utgåvan från 1998 kom att omfatta mer än 170 000 grundläggande referenser (namn, förvaringsplats, storlek, tidsomfång etc) till arkiv och samlingar, förvarade vid mer än 350 svenska arkiv, bibliotek och museer. De enskilda arkivinstitutionernas arkivposter utgjorde nästan 80% av de totala antalet poster. NAD-98 innehåller vidare ca 40,000 fullständiga arkivförteckningar, huvudsakligen hämtade från Riksarkivet, Krigsarkivet, landsarkiven samt några kommun- och föreningsarkiv. Dessutom återfinns hela den dåvarande SVAR-katalogen på NAD-98, liksom ett omfattande adressregister samt en administrationshistorisk databas.

Det är viktigt att framhålla att det bakom de tre cd-utgåvorna av NAD inte fanns någon ackumulerad databas, utan varje utgåva byggdes upp genom en ny totalinsamling av all arkivinformation. Problematiken kring uppdateringen av äldre uppgifter kringgicks därmed, men i gengäld blev produktionscykeln för varje utgåva tämligen vidlyftig.

NAD på Internet

Utläggningen av NAD på Internet föregick av flera års juridiska komplikationer. I slutet av 1990-talet avslog Datainspektionen flera framställningar från Riksarkivet om att få lägga ut bestånds- och auktoritetsinformationen ur NAD -98 på Internet. Efter överklagande till Regeringen fick Riksarkivet till slut möjlighet att skapa en Internetversion av NAD med vissa begränsningar.

I november 2000 publicerades en begränsad version av NAD på Internet genom att poster ur Arkis lades ut. Denna version omfattade endast information hämtad från Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven, allt hämtat direkt ur Riksarkivets Arkis databas.

En prioritering inom Arkivverket under 2000-talet på uppbyggnad och implementering av det interna arkivinformationssystemet Arkis, förde med sig att arbetet med NAD lades för fäfot under några år. I verksamhetsplanen 2003 beslutades om en nystart i NAD-arbete och IT-byrån genomförde en utredning om NADs uppdateringsrutiner och organisation. Under 2004 tillfördes IT-byrån resurser för att återuppta det aktiva, utåtriktade arbetet med NAD, och en särskild NAD-handläggare anställdes i september 2004.

Nystart av NAD

För att NAD även i fortsättningen ska kunna fungera som ett hjälpmedel vid en återsökning av arkivinformation kvävs naturligtvis att innehållet hålls aktuellt genom kontinuerliga uppdateringar. Inför nystarten av NAD är vissa grundläggande utgångspunkter givna. Den bärande tanken är fortfarande att NAD ska fungera som en central vägvisare till landets arkivresurser. Det innebär att NAD ska omfatta uppgifter om både offentliga och enskilda arkiv, och att uppgifterna ska hämtas inte bara från utpräglade arkivinstitutioner utan även från museer, bibliotek och andra som förvarar arkiv. Idag är Internet den självklara distributionsformen för NAD. Internationellt accepterade och nyttjade utbytes- och beskrivningsformat för arkiv- och auktoritetsinformation är en naturlig grund för datainsamlingen.

Riksarkivet beslutade 2004 att NAD skall vara ett nationellt arkivbildarregister innehållande minst följande uppgifter

• Arkivbildarens namn och levnadstid/verksamhetstid
• Arkivets namn
• Arkivets tidsomfång
• Arkivets omfång i hyllmeter
• Förvarande institution (motsvarande)
• Unikt id-nummer för arkivet hos förvarande institution

Den mer detaljerade beståndsinformation som kan finnas hos arkivförvarande institutioner skall kunna länkas till dessa grundläggande uppgifter.

Det arbete med samordning av auktoriteter som bedrevs av Nationalregistret över enskilda arkiv skall utvecklas. På sikt skall NAD fungera som ett nationellt auktoritetsregister över arkivbildare inom Sverige.

I anslutning till NAD skall föras ett institutionsregister över arkivförvarande institutioner (motsvarande) med uppgifter som namn, adress, telefon, e-postadress och URL.

NAD skall bygga på nationella tillämpningar av internationellt accepterade och använda arkivstandarder som ISAD (G), ISAAR (CPF), EAD, EAC med flera.

Hjälpdatabaser till NAD motsvarande den topografiska databasen och den regionala administrationshistoriken, som båda finns i NADs cd-utgåvor, skall utvecklas och underhållas.