På svenska In English

Att lämna uppgifter till NAD

Innehåll

Vem kan lämna uppgifter till NAD?

Alla arkiv, bibliotek, museer, föreningar och andra som förvarar arkiv från andra arkivbildare och som är tillgängliga för forskning.

Vilka uppgifter kan man lämna till NAD?

Till NAD kan man lämna:

  • kontaktuppgifter om arkivinstitutionen
  • uppgifter om arkivbildare med
    grundläggande uppgifter om arkivbestånden
  • hänvisningar/länkar till arkivförteckningar och annan fördjupad information om arkivbestånden

Uppgifter från tredje part

Om man hanterar uppgifter från tredje part, dvs. uppgifter om arkiv som leverantören själv inte tillhandahåller, kontakta NAD-redaktören

Medverkande i NAD98

De som tidigare har lämnat data till NAD (NAD98) kan låta de tidigare lämnade uppgifterna visas i nya NAD om inga väsentliga ändringar har gjorts. Riksarkivet ombesörjer då en konvertering av uppgifterna i tidigare versioner av NAD. Kontakta i så fall NAD-redaktören

Hur man levererar uppgifter till NAD

Förberedelser

Innan man levererar uppgifter till NAD ska man se till att uppgifterna är utformade enligt NAD dataelementkatalog och skrivregler i NAD-handboken

Anmälningsformulär

  1. Fyll i anmälningsformuläret.
  2. En bekräftelse skickas till den e-postadress ni anger. Om något är oklart tar NAD-redaktören kontakt.
  3. Därefter översänds de användaruppgifter (institutionskod, användarnamn och lösenord) ni behöver för att leverera uppgifter.

Leverans

När informationen är utformad enligt ovan angivna regler kan uppgifterna skickas på olika sätt via NAD:s gränsnitt för dataleveranser.

Logga in på leverantörssidorna med de användaruppgifter som meddelats. Där finns tre alternativ:

  • Leverera uppgifter om arkivbildare till NAD genom filöverföring
  • Leverera uppgifter om arkivbildare till NAD via webbformulär
  • Uppdatera uppgifter om arkivbildare i NAD via webbformulär
Leverera till NAD genom filöverföring
  • Välj Leverera fil.
  1. Välj vilken typ av leverans det är
    • Välj fullständig vid den första leveransen
  2. Välj vilken typ av fil ni vill leverera.
    Ett antal förvalda exportformat att välja mellan visas.
    1. Encoded Archival Context (EAC) som är utbytesformat för NAD:s auktoritetsregister över arkivbildare.
      Se: Standarder och format.
    2. NADMARC som var det format som användes vid leverans till NAD98. Filer som levereras i NADMARC konverteras till EAC av Riksarkivet.
    3. Lokalt format
      Om ni vill använda ett eget format, kontakta först NAD-redaktören.

Registrering i webbformulär

I webbformuläret fyller man i arkivbildaruppgifterna och grundläggande uppgifter om arkivbestånden enligt anvisningarna och skickar dem sedan till NAD. Webbformuläret lämpar sig för den som har en mindre mängd uppgifter att leverera. Webbformuläret är för närvarande (april 2007) under utvärdering. Handledning till NAD:s webbformulär

Uppdateringar

Uppdateringar görs av leverantören själv. Man gör då en ny leverans på samma sätt som en ursprunglig leverans men väljer då mellan att göra en kompletterande eller en fullständig leverans:

Kompletterande leverans
Lägger till nya poster och skriver över (uppdaterar) befintliga poster. Poster som tidigare levererats men inte finns med i den nya leveransen kvarstår som oförändrade. Använd kompletterande leverans när ni vill införa ändringar i befintliga poster samt lägga till eventuella nya poster.
Fullständig leverans
Lägger till nya poster, skriver över (uppdaterar) befintliga poster och tar bort det som finns i databasen men inte i er leverans. Använd fullständig leverans när samtliga poster ska bytas ut.

Observera att överskrivningen (uppdateringen) sker genom matchning på arkivbildarens referenskod. Det är därför nödvändigt att posternas referenskod förblir oförändrade och inte återanvänds inom det egna systemet. I annat fall kan uppdateringen inte utföras.

Ansvar

Efter det att uppgifter har levererats till importeras filen till NAD och indexeras, så att den blir sökbar. Om filen innehåller tekniska felaktigheter kommer den inte att läsas in fullständigt i NAD. NAD-redaktören kontaktar då leverantören för eventuella rättelser och en ny leverans får därefter göras.

I princip är all information som levereras till NAD tillgänglig via Internet. Därför kan begränsningar av visningen förekomma av hänsyn till lagstiftningen. Särskilda hänsyn ska tas till Lagen om upphovsrätt (SFS 1960:729) rörande texter som kan ha upphovsrätt och Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) rörande uppgifter om enskild person.

Leveransavtal

En NAD-leverantör åtar sig följande vid leverans av data till NAD:

  • att data följer de rekommendationer och krav rörande datastruktur och kvalitet som anges i NAD dataelementkatalog samt NAD-handboken
  • att uppgifternas utlämnande inte bryter mot lag (särskilt Lag om upphovsrätt, Personuppgiftslag)
  • att innehållet inte är stötande eller strider mot god sed
  • att innehållet hålls aktuellt genom uppdateringar
En NAD-leverantör ansvarar för innehållet i de levererade uppgifterna, även om dessa har skapats av andra än leverantören eller avser arkiv som förvaras hos andra än leverantören

Riksarkivet åtar sig

  • att tillgängliggöra de levererade uppgifterna via Riksarkivets hemsida

Riksarkivet förbehåller sig rätten

  • att kopiera levererad data för vidare bearbetning
  • att ta bort uppgifter för visning om man av någon anledning finner dem felaktiga eller olämpliga

Registreringsanvisningar

För dem som skapar register avsedda för NAD finns följande anvisningar:

Riksarkivet Utgivare: Riksarkivet (National Archives of Sweden), Stockholm E-post: nad[snabel-a]riksarkivet.se

Om kakor (Cookies)